Vorbereitung des Auslandsaufenthaltes

Sie haben sich erfolgreich für ein Studium im Ausland beworben und wir im AAA haben Ihre Nominierung an die entsprechende Partneruniversität auf den Weg gebracht.

Nun gilt es Folgendes zu beachten und diese Checkliste anzugehen:

Vorbereitung des Auslandsaufenthaltes - eine Übersicht
Vorbereitung des Auslandsaufenthaltes – eine Übersicht

Im Folgenden erläutern wir Ihnen diese Schritte etwas ausführlicher:

Sie sind vom uns im Akademischen Auslandsamt (AAA) darüber informiert worden, dass Ihre Bewerbung erfolgreich war und wir Sie an Ihre Wunschuniversität oder möglicherweise an eine alternative Universität nominiert haben.

Dies bedeutet nicht, dass Sie damit auch schon die Zusage zum Studium seitens der Partneruniversität erhalten haben. Jede Partneruniversität hat die Möglichkeit, nominierte Studierende auch abzulehnen.

In der Regel werden Sie im Anschluss an die Nominierung von der Partneruniversität angeschrieben und gebeten, nochmals Bewerbungsunterlagen einzureichen – dieses kann über ein Bewerbungsportal geschehen oder auch per E-Mail. Bitte achten Sie hier immer auch auf Fristen, die Ihnen seitens der Universitäten mitgeteilt werden.

Ggf. kann es einige Zeit dauern, bis Sie die finale Zusage zum Studium an der Partneruniversität erhalten.

Bitte informieren Sie umgehend nach der Nominierung Ihre Gruppenleiterin oder Ihren Gruppenleiter!

Ihre Gruppenleiterin oder Ihr Gruppenleiter wird Ihnen den Laufzettel „Verfahren zur Genehmigung und Anordnung von Auslandsstudienaufenthalten studierender Offiziere und Offizieranwärter/innen“ zugänglich machen; i.d.R. finden Sie das Formular in Ihrem elektronischen Geschäftszimmer über ILIAS.

Bitte kümmern Sie sich rechtzeitig um einen Termin für die ärztliche Untersuchung 90/5 zur Feststellung der Auslandsverwendungsfähigkeit. Bitte bedenken Sie, dass die Untersuchungen je nach Gastland unterschiedlich umfangreich ausfallen können.

Wir empfehlen Ihnen, den 90/5 parallel zur Information Ihrer Gruppenleiterin/Ihres Gruppenleiters über die Zusage unter Benennung einer groben Aufenthaltsdauer (hier genügen i.d.R. die Anzahl der Auslandsmonate) zu beantragen.

Stellen Sie sicher, dass diese personalausweisenden Dokumente ihre Gültigkeit über die Dauer Ihres geplanten Auslandsstudiums besitzen.

Für Aufenthalte im Nicht-EU-Ausland benötigen Sie einen gültigen Reisepass; bitte beachten Sie, dass die Ausstellung eines Reisepasses i.d.R. 4-6 Wochen dauern kann.

In dem Learning Agreement halten Sie fest, welche Kurse/ Module an der HSU/ UniBwH Sie durch welche Module/ Kurse an Ihrer Gastuniversität ersetzen möchten. Mit der Mitzeichnung durch die jeweiligen Modulverantwortlichen, der/ dem jeweiligen Studiendekan/in, der Leitung des Akademischen Auslandsamtes und durch Sie und durch die abschließende Siegelung wird das LAG ein offizielles Dokument, welches Ihnen die dort festgehaltene Notenanerkennung bei erfolgreichem Studienabschluss zusichert. Für die Anerkennung von Äquivalenzkursen für ISA-Module wenden Sie sich bitte an die Geschäftsführerin des ISA-Zentrums.

Einige unserer Partnereinrichtungen bitten die nominierten Studierenden sehr zeitnah um die Benennung der Kurswahl – dies trifft insbesondere auf die Service Academies und die Military Colleges in den Staaten zu; Häufig werden Sie auch gebeten, zusätzliche alternative Kurse anzugeben. Bitte kommen Sie der Bitte in zeitlicher Unabhängigkeit zu der Erstellung des LAG nach. In den von unseren Partnereinrichtungen gesetzten Fristen ist es nahezu unmöglich, das Einverständnis aller Modulverantwortlichen an der HSU schriftlich einzuholen. Die Möglichkeit einer Änderung der Kurswahl besteht i.d.R. immer noch.

Einige Partneruniversitäten stellen ihr endgültiges Kursangebot erst kurz vor Beginn des Semesters zur Verfügung. In diesem Fall greifen Sie z.B. auf das Vorlesungsangebot des Vorjahres zurück. Sollte sich nach Semesterbeginn herausstellen, dass eine Änderung des LAG notwendig wird, informieren Sie bitte per Mail die/den hiesigen Modulverantwortliche/n entsprechend, unterbreiten ihr/ihn ein alternatives Angebot – bestenfalls überlassen Sie ihr/ihm eine entsprechende Kursbeschreibung – und bitten um das Einverständnis zu der alternativen Kurswahl. Bei diesem Mailverkehr setzen Sie Ihre/n Studiendekan/in und das AAA auf cc.

Sollten Sie keinen Äquivalenzkurs an Ihrer Gastuniversität finden, haben Sie die Möglichkeit, sich mit Ihrer/ Ihrem hiesigen Modulverantwortlichen auf eine sog. Ersatzleistung zu verständigen – hierzu kreuzen Sie auf dem Formular „LAG“ die entsprechende Spalte „EL“ an und füllen das Formular „ECTS_Learning Agreement_EL“ aus. Dasselbe Vorgehen erfolgt bei der Vereinbarung einer Ergänzungsleistung, sollte Ihr Modul an der Gastuniversität nicht die für die HSU/ UniBwH nötigen Leistungspunkte/ ECTS ausweisen.

Sollte es sich bei dem Kurs/ Modul, welches Sie im Ausland belegen, um ein Teilmodul an der HSU/ UniBwH handeln, füllen Sie bitte auch das Formular „ECTS_Learning Agreement_TM“ aus.

Alle Formulare finden Sie im Downloadbereich auf der Seite des AAA.

Hinweis: Bitte führen Sie auch solche Kurse in Ihrem LAG auf, welche keinen Kurs an der HSU ersetzen, sondern von Ihnen freiwillig oder aufgrund der Pflicht zur Wahl einer Mindestanzahl an Kursen an der Gastuniversität belegt werden (müssen).

Sobald das LAG von allen Verantwortlichen unterzeichnet ist und von Ihnen bei uns im Akademischen Auslandsamt abgegeben wird, zeichnen wir Ihnen die „Bitte um Veranlassung der Kommandierung“ ab – dieses Formular finden Sie ebenfalls im Downloadbereich, ist vorab von Ihnen auszufüllen und wird bestenfalls zusammen mit dem LAG bei uns abgegeben.

Die von uns unterzeichnete „Bitte um Veranlassung der Kommandierung“ und der vollständig ausgefüllte und unterzeichnete Laufzettel „Verfahren zur Genehmigung und Anordnung von Auslandsstudienaufenthalten studierender Offiziere und Offizieranwärter/innen“ (s.o.) bilden gemeinsam die Grundlage für die Beantragung Ihrer Kommandierung.

Bei allen vorbereitenden Maßnahmen bedenken Sie bitte, dass das BAPersBw eine Vorlaufzeit von acht Wochen für die Erstellung der Kommandierungsverfügung benötigt.

Die Einreise- und Aufenthaltsbestimmungen sind von Land zu Land unterschiedlich; bitte informieren Sie sich hierzu zeitig auf den Internetseiten des Auswärtigen Amtes und der Botschaft Ihres Gastlandes.

Zur Einreise in die Partnerländer der NATO genügt in der Regel der NATO-Marschbefehl und das Request for Visit (RfV) – einige unserer Partnereinrichtungen in den Staaten verlangen zudem das J1-Studentenvisum: Diese Einrichtungen lassen Ihnen im Vorfeld das DS 2019-Formular zukommen, damit Sie das entsprechende Visum beantragen können. Grundsätzlich möchten wir Ihnen immer empfehlen, sich für Ihren Aufenthalt in den Staaten ein Studentenvisum zu besorgen; es erleichtert Ihnen Ihren Aufenthalt in den Staaten, insbesondere wenn Sie vorhaben, das Land zu bereisen und es für mögliche Kurztrips zu verlassen.

Das Request for Visit muss auf jeden Fall auf den Weg gebracht werden; wenden Sie sich in dieser Angelegenheit bitte an den S2 des Studierendenbereiches.

Für die Einreise in unsere außereuropäischen Partnerländer benötigen Sie ein Visum (Australien, Brasilien, Israel, Südafrika u.m.). Im BMVg sitzt die Pass- und Ausweisstelle, die u.a. für Visaangelegenheiten zuständig ist. Wenn Sie ein Visum für Ihren Aufenthalt im Ausland benötigen, empfehle ich Ihnen, zeitig den Kontakt zu den dort tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu suchen – Sie werden dort wertvolle Informationen und Unterstützung bei der Beantragung Ihres Visums erhalten; aktiv tätig werden können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur, wenn bereits Ihre Kommandierungsverfügung vorliegt.

Diese Option empfiehlt sich daher nur, wenn Sie noch ausreichend Zeit vor der Abreise zur Verfügung haben. Ist dies nicht der Fall, beantragen Sie Ihr Visum – wenn möglich – persönlich in der Botschaft Ihres jeweiligen Gastlandes. Die Beantragung per Post ist grundsätzlich auch machbar, wegen eines möglichen Zeitverlustes aber nicht empfehlenswert.

Die Pass- und Ausweisstelle erreichen Sie über [email protected]

Eine Kommandierung in das Ausland stellt immer eine besondere Herausforderung dar. Das Kompetenzzentrum Travelmanagement des BAIUDBw, welches u.a. auch für die Flugbuchung und den Versand Ihres Gepäckes zuständig ist, stellt Ihnen hier Informationspakete zur Verfügung, welche Sie ausführlich über Ihre Ansprüche und Abrechnungsmodalitäten unterrichten.

Das Informationspaket können Sie unter [email protected] anfordern.

Studierende, die an unsere zivilen Partneruniversitäten gehen, müssen sich eigenständig um eine Bleibe für die Dauer ihres Aufenthalts kümmern. Ob Sie die Unterkünfte Ihrer Gastuniversität in Anspruch nehmen oder sich privat eine Wohnung besorgen, bleibt Ihnen überlassen. Für die Dauer des Aufenthalts übernimmt der Dienstherr einen Teil der Mietkosten, die Ihnen entstehen. Die Mietobergrenze ist von Land zu Land unterschiedlich und wird vom BAIUD festgelegt. Informieren Sie sich daher rechtzeitig über die für Sie geltenden Beträge.  Machen Sie darauf aufmerksam, dass Sie als Studierende/r im Ausland sind und nicht als Personal einer deutschen Botschaft – für Botschaftspersonal gelten andere Sätze, die i.d.R. über denen für Studierende liegen.

Als Soldatin und Soldat unterliegen Sie der freien Heilfürsorge, welche auch weltweit greift. Dennoch kann es sein, dass Sie seitens der Gastuniversität oder im Rahmen einer Visaerteilung aufgefordert werden, eine weitere (teilweise auch hochschuleigene) Krankenversicherung abzuschließen – dieses sind Vorgaben Ihrer Gastgeber und sollten von Ihnen auch erfüllt werden.

Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen auch immer den Abschluss einer zusätzlichen Auslandskrankenversicherung (AKV), die die Kosten übernimmt, die ggf. nicht von der freien Heilfürsorge abgedeckt werden; Auslandskrankenversicherungen können i.d.R. zeitlich befristet ausgestellt werden.

Kurz vor Ihrer Abreise müssen Sie uns mit dem Formular „Erklärung zum Prüfungsstand“ anzeigen, ob Sie prüfungsfrei sind oder ggf. mit noch ausstehenden Prüfungen die HSU/ UniBwH verlassen, um Ihr Studium im Ausland aufzunehmen. Sollten Sie zu diesem Zeitpunkt noch Zweit- oder Drittversuche offen haben, werden wir uns nach Absprache mit Ihrer Gruppenleiterin oder Gruppenleiter vorbehalten, das Auslandsstudium abzusagen.

Besonderheiten zur Vorbereitung eines ERASMUS+ Studiums im Ausland

Wenn Sie über ein ERASMUS+ Abkommen an eine unserer europäischen Partneruniversitäten gehen, sind noch einige zusätzliche Schritte in der Vorbereitung des Studiums zu gehen

Das ERASMUS+ Programm der Europäischen Union fördert das Auslandsstudium für zivile Studierende mit der Zahlung von finanziellen Zuschüssen. Als Soldat*in beziehen Sie ein regelmäßiges Gehalt und sind mithin nicht förderbedürftig.

Die HSU ist daher gehalten, mit Ihnen ein sog. „Zero Grant Agreement“ zu schließen, welches festhält, dass Sie keine finanzielle Bezuschussung seitens ERASMUS+ erfahren.

Neben dem LAG der HSU/ UniBwH (s. oben) müssen Sie auch das ERASMUS+ LAG „before mobility“ ausfüllen; dieses Formular erhalten Sie idR von der Gastuniversität und wird von Ihnen, von der Gastuniversität und von uns im AAA abgezeichnet.

Die EU stellt einen Online Sprachtest Online Linguistic Support (OLS) für die gängigsten Sprachen zur Verfügung. Die Teilnahme dieses Sprachtestes vor Aufnahme des Studiums ist für Sie verpflichtend; dieser Test wird in der Studiersprache Ihrer Gastuniversität durchgeführt – das Ergebnis ist jedoch kein Auswahlkriterium! Je nach Ergebnis des Testes wird Ihnen die Möglichkeit eröffnet, an einem Online Sprachkurs teilzunehmen.

Schlussendlich …

Bei all den vorbereitenden Maßnahmen bedenken Sie bitte, dass das BAPersBw eine Vorlaufzeit von mind. acht Wochen benötigt, um die notwendige Kommandierung auszustellen. Gehen Sie die Dinge zügig an …

HSU

Letzte Änderung: 12. April 2022