Heutzutage sieht man in Web neben HTML viele andere Formate für Textinhalte, oft PDF und MS Office Dateien. Diese Dateien sind häufig nicht für alle Nutzer barrierefrei zugänglich. Damit unser Web Auftritt  die Anforderungen des Gesetzes zur Gleichstellung behinderter Menschen erfüllt, weisen wir Sie auf das nötige Vorgehen mit diesen Datein hin.

Wenn Office-Dateien als Arbeitsmaterialien zum Lesen angeboten werden, muß zusätzlich eine HTML-Alternative vorhanden sein. Für Office Dateien, die nicht primär zum Lesen sondern zum Weiterverarbeiten (z.B. ein Briefkopf, Textbausteine, Excel-Vorlagen) angeboten werden, ist keine HTML-Alternative nötig.

Häufiger werden PDF-Formate benutzt, die wie im Folgenden beschrieben ab dem 15.10.2006 im Web nur barrierefrei zu veröffentlichen sind:

Verwenden Sie bitte bei der Publizierung der barrierefrei gestalteten PDF-Dokumente dieses Symbol um den Nutzer vor einem Download darüber zu informieren. Es gibt bei dem Inhaltstyp "Download-Datei"  eine zusätzliche Eigenschaft: "Dokument ist barrierfrei gestaltet ja/nein". Nachdem die PDF-Datei angelegt worden ist, können Sie die entsprechende Eigenschaft auswählen.

Als barrierefreies PDF gilt: Zitat: (Quelle: http://www.bitvtest.de/main.php?a=di&pid=&iid=1108 )

• ein PDF, zu dem eine gleichwertige, barrierefreie HTML-Alternative zur Verfügung steht,
• ein PDF, das mithilfe eines auf der Webseite hierfür bereitgestellten Konvertierungsprogramms in ein gleichwertiges, barrierefreies HTML-Dokument umgewandelt werden kann oder
• ein PDF, das auf Grundlage seiner Tag-Struktur direkt zugänglich ist.

Im Folgenden sind für verschiedene Acrobat-Versionen Beispiele gegeben,wie man PDF-Dateien barierrefrei erstellen kann. Die Firma Adobe widmet der Barrierefreiheit umfangreiche Informationsseiten unter http://www.adobe.com/de/accessibility/ .

Gestaltung barrierefreier PDF-Dateien bei  Nutzung von Acrobat 5.0

Jedes Dokument soll strukturiert gestalltet werden. Die wichtigsten Punkte bei der Erstellung des Dokuments  sind:

• Kennzeichnung von Überschriften;
• Auszeichnung von Absätzen;
• Logische Lesereihenfolge;
• Spaltenüberschriften bei verschachtelten Tabellen;
• Alternativetexte für Grafiken;
• Aussagekräftige Linktexte;
• Vermeidung von leeren Absätzen.

Nachdem das Dokument fertig ist, muss eine Tag-Struktur wie folgt eingeführt werden. Dafür muss ein Zusatzmodul  "Make Accessible" verwendet werden.

1. Aus dem Internet laden Sie das kostenlose  Zusatzmodul "Make Accessible" herunter (http://www.adobe.com/support/downloads/detail.jsp?ftpID=1161 ) und installieren es.
2. Öffnen Sie die PDF-Datei in Acrobat 5.0.
3. Wählen Sie Dokument -> Make Accessible . Dadurch werden die Tags in die PDF-Datei eingefügt.
4. Verwenden Sie die Zugriffsprüfung: Wählen Sie Werkzeuge -> Zugriffsprüfung. Überpüfen Sie, ob die Optionen so eingestellt sind, wie unten auf dem abgebildeten Screenshot.  Wenn die Zugriffsprüfung auf Probleme stößt, wird ein Dialogfeld mit einer Erläuterung angezeigt, um welche Probleme es sich handelt.
   
   
   
   
5. Adobe bietet folgende PDF-Datei, in der Sie mehr Informationen bekommen können.

Gestaltung barrierefreier PDF-Dateien bei Nutzung von Acrobat 6.0 Professional

Jedes Dokument soll strukturiert gestalltet werden. Die wichtigsten Punkte bei der Erstellung des Dokuments  sind:

• Kennzeichnung von Überschriften;
• Auszeichnung von Absätzen;
• Logische Lesereihenfolge;
• Spaltenüberschriften bei verschachtelten Tabellen;
• Alternativetexte für Grafiken;
• Aussagekräftige Linktexte;
• Vermeidung von leeren Absätzen.

Nachdem das Dokument fertig ist, muss eine Tag-Struktur wie folgt eingeführt werden:

1. Die PDF-Datei mit  Acrobat 6.0 Professional öffnen. Unter dem Menüpunkt Erweitert -> Zugriff / Barrierefreiheit -> Tags zu Dokumente hinzufügen auswählen. Dadurch werden automatisch entsprechende Tags eingefügt.
   
   
   
   
2. Die überarbeitete PDF-Datei neu speichern.
   
   
3. Unter Anzeige -> Navigationsregisterkarten -> Tags auswählen.
   
   
   
   
4. Hier sehen Sie die Struktur der PDF-Datei mit eingefügten Tags.
   
   

Gestaltung barrierefreier PDF-Dateien bei Nutzung von Acrobat 7.0 Professional

Acrobat 7.0 Professional bietet inzwischen viele Funktionalitäten, um ein hohes Grad an Zugänglichkeit für PDF-Dokumente zu erreichen. Detailierte Informationen bekommen Sie im Handbuch von Adobe Acrobat 7.0. Prinzipiell gelten dieselben Anmerkungen wie bei der Gestaltung barrierefreier PDF-Dateien bei Nutzung von Acrobat 6.0 Professional.

Beachtung der Sicherheitseinstellungen des Dokumentes (alle Versionen)

Bei der Erstellung von PDF-Dateien müssen Sie die Sicherheitseinstellungen des Dokumentes beachten. So kann der Ersteller des PDF's festlegen, ob ein Kopieren der Inhalte erlaubt ist oder nicht. Unter Dokument ->Sicherheit -> Einschränkungen und Sicherheit anzeigen... muss (s.u.) bei "Kopieren und Entnehmen von Inhalt"  "zulässig" stehen. Ansonsten wird das Entnehmen von Inhalt auch durch einen Screenreader verhindert und der Inhalt ist somit nicht mehr zugänglich. Bei der Version Acrobat 7.0 Professional ist dies die Default-Einstellung.